Description du poste
CONTRAT DE PROJET 6 MOIS PUIS 1 AN RENOUVELABLE
Mission principale
- Organise le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques y compris suivi des dossiers et organisation des réunions.
- Contrôle les documents liés à la gestion administrative et financière de l’opération, et participe à leur production (commande, liquidation, paiement, etc.).
Activité principale
- Participe au suivi des contrats concourants à la réalisation du projet BFPE (principalement le Marché Global Sectoriel, mais aussi ATMO, AMO, CT, CSPS, CSSI etc.) :
- Tient à jour le registre du courrier émis / reçu
- Numérotation, mise en forme, suivi du circuit de signature, classement rigoureux des documents liés à l'exécution des marchés :
- Ordres de service,
- Avenants,
- Mises en demeure,
- Actes de sous-traitance,
- Contentieux
- Courriers divers…
- Assure le suivi administratif et financier des marchés
- Gestion et suivi des situations de travaux / notes d’honoraires
- Assistance à la mise en forme du reporting pour la gestion et suivi des engagements financiers et du PPI relatif à l’opération
- Vérification des demandes de sous-traitance
- Suivi des montants réalisés par les PME
- Suivi de la réalisation des heures d’insertion
- Etablissement de la traçabilité des dépenses liées à la partie financée par le FEDER
- Participation au montage des dossiers éventuels de demandes de subventions complémentaires (type CEE)
- Assure les travaux de secrétariat, notamment :
- L’accueil physique et téléphonique
- La gestion du courrier arrivée et départ version papier et version électronique (enregistrement, diffusion, archivage)
- La gestion des rendez-vous et agendas électroniques
- Prise de note, rédaction, frappe et diffusion de documents (convocations, comptes-rendus de réunions, …)
- Classement / Archivage des documents administratifs et techniques.
- Réponse aux demandes d’informations et/ou orientation des fournisseurs / public vers les services concernés.
- Participe, pour la partie administrative et en lien avec le service marché, aux achats de prestations de services ou de travaux complémentaires (expertises techniques, diagnostics, constats...)
- Lancement / publication des consultations
- Dématérialisation des consultations via le site achatpublic.com
- Gestion en cours de consultation (suivi des commandes de DCE, questions / Réponses, …)
- Réception des offres
- Suivi après choix
Relations avec les services correspondants externes
- Tous secteurs de la DTST dans le cadre du projet BFPE : service travaux, service exploitation-maintenance, service marché
- Direction de site
- Autres directions fonctionnelles (DAF, DHL, DRI, DDA…)
Correspondants externes :
- ATMO, AMO juridique et contractuel
- Entreprises / Fournisseurs
- Bureaux d’étude (MOE, OPC, …)
Diplômes et expérience exigés
Bac ou Bac+2 (administration, gestion et comptabilité)
Expérience souhaitée de 2 ans minimum ; Dans le secteur hospitalier apprécié.